Propojujeme e-shopy a fakturační systémy pomocí vlastní aplikace InSync

Jakým způsobem automatizovaně zasílat faktury mezi vaším e-shopem a fakturačním systémem? Co dělat když e-shopová platforma nenabízí přímou integraci pro export a import faktur? Kde najít univerzální centralizované řešení?

V TRITON IT jsme stáli u vzniku několika e-shopů a dalším poskytujeme IT podporu. Jedna z výzev, která před našimi klienty stojí a o jejíž vyřešení jsme byli několikrát požádáni, se jmenuje import a export faktur. Řada e-shopů se dostane do fáze, kdy prodeje v jejich internetovém obchodě rostou takovou rychlostí, že je potřeba řadu procesů, včetně přenášení faktur do účetních systémů, zautomatizovat. Stává se ale, že e-shopová platforma neposkytuje přímou integraci s fakturačním systémem, a tak je majitel e-shopu nucen přistoupit k řešení v podobě softwaru třetí strany.

Krabicová e-shopová řešení mají k dispozici seznamy preferovaných dodavatelů (zmíněných třetích stran), kteří import / export faktur nabízejí. Většinou fungují na bázi: “Dejte nám 10 až 20 tisíc, zaplaťte nám 600 Kč měsíčně. Dejte nám přístup k vašemu e-shopu i účetnictví / fakturačnímu systému. A my vám import / export zařídíme”.

Takový přístup má ale své nevýhody. Majitel e-shopu nemá přístup do administrace uzavřeného systému, který se nachází u třetí strany, a nemá kontrolu nad změnou propojených systémů. Každá změna vyžaduje novou objednávku u dodavatele.

Potom jsou zde běžně rozšířené integrační nástroje jako Keboola, které umožňují propojovat prakticky cokoliv s čímkoliv. Nicméně pro tento konkrétní příklad importu / exportu faktur nejsou vhodné, protože neobsahují aplikační logiku, která zpracuje faktury a uloží je na požadované místo.

Vývoj vlastní aplikace

Abychom našim klientům mohli nabídnout efektivní a cenově dostupné řešení importu a exportu faktur, rozhodli jsme se vyvinout vlastní aplikaci, která by pohyb faktur umožňovala, a navíc byla navržena univerzálně pro budoucí zapojení libovolných systémů. Vývoje aplikace byl svěřen našemu vývojáři Miroslavu Zubkovi, který nás požádal o to, aby si InSync mohl zvolit jako téma své bakalářské práce. Velmi děkujeme e-shopové platformě UpGates, která nám pro účely testování a ladění aplikace poskytla zdarma přístup do administrace e-shopu nejvyšší úrovně.

Aplikace InSync je navržena tak, aby byla schopna propojit jakýkoliv e-shop s jakýmkoliv fakturačním nástrojem. Navíc poskytuje majiteli e-shopu administrativní rozhraní, ve kterém si sám může vybrat a propojit libovolný počet systémů a určit, jakým způsobem a jak často se budou faktury zasílat z jednoho systému do zbylých. InSync je optimalizován tak, aby se procesy zasílání faktur řadily do fronty, čímž je zajištěno, že synchronizace probíhá postupně.

Pilotní provoz aplikace byl otestován u našeho klienta MISURA, který potřeboval přenášet faktury z e-shopu provozovaného u UpGates do svého účetního systému FlexiBee. Díky zpětné vazbě klienta jsme navrhli i rozšíření aplikace například o synchronizaci kontaktů nebo skladových zásob.