Gegevensoverdracht tussen Losky en T-Mobile automatiseren – hoe we handmatige transcriptie elimineerden en processen stroomlijnden

Onze grote klant, het ontwerp- en bouwbedrijf LOSKY, is een belangrijke leverancier voor T-Mobile bij de verwerving en fysieke aanleg van het glasvezelnetwerk. Dit proces is zeer complex en gaat gepaard met een uitgebreide administratie, met name de noodzaak om toestemming te verkrijgen van grondeigenaren. Om deze toestemmingen effectief te beheren, maakt LOSKY tot nu toe gebruik van een Excel-gebaseerde monitoring om bij te houden welke projecten de toestemmingen in orde hebben en door kunnen gaan naar de implementatiefase.

T-Mobile heeft een eigen intern systeem waarin deze gegevens handmatig werden overgeschreven. Dit proces was tijdrovend en betekende een constante administratieve last voor beide partijen. De situatie veranderde echter toen T-Mobile besloot niet langer handmatig Excel-rapporten van leveranciers over te nemen en in plaats daarvan van LOSKY eiste dat het haar gegevens rechtstreeks in hun informatiesysteem invoerde. Het feit dat niet elke medewerker van LOSKY om veiligheidsredenen toegang had tot dit systeem, werd ook een uitdaging. Zo konden bijvoorbeeld veldmedewerkers de gegevens niet rechtstreeks beïnvloeden.

Daarom moest LOSKY haar beproefde systeem van werken met Excel behouden, maar tegelijkertijd de overdracht van gegevens naar het informatiesysteem van T-Mobile automatiseren. Het handmatig transcriberen van de gegevens zou een enorme tijdsbelasting hebben betekend en zou vereisen dat ten minste twee fulltime medewerkers zich met deze activiteit zouden bezighouden.

Op basis van deze behoefte ontwikkelden we een programma voor LOSKA-medewerkers dat lokaal op hun pc draait. Dit programma haalt automatisch gegevens op uit Excel, analyseert ze en vertaalt ze in realtime naar het T-Mobile systeem. Het programma is zo ontworpen dat het precies begrijpt welke gegevens in Excel worden vastgelegd en deze correct interpreteert in de context van de vereisten van het T-Mobile informatiesysteem.

Het resultaat is een efficiënte en betrouwbare oplossing waarmee beide bedrijven hun bestaande workflow kunnen handhaven terwijl de gegevensoverdracht volledig is geautomatiseerd. Deze automatisering heeft handmatige transcriptie geëlimineerd, de kans op fouten verkleind en tientallen uren menselijke arbeid per maand bespaard. LOSKY kan zich nu concentreren op zijn kernactiviteiten, de efficiënte aanleg van het glasvezelnetwerk, in plaats van tijd te verspillen aan administratieve taken.