n8n – das Schweizer Taschenmesser für die Automatisierung von Geschäftsprozessen

Haben Sie in Ihrem Unternehmen Dutzende von Prozessen laufen, die sich regelmäßig wiederholen? Müssen Ihre Kollegen ständig Routinetätigkeiten wiederholen? Tag für Tag, Woche für Woche. Anstatt sich auf strategische Aufgaben und Entscheidungen zu konzentrieren, die Ihr Unternehmen tatsächlich voranbringen?

Zum Beispiel..

• Sie brauchen jeden Montagmorgen einen Bericht über die Verkäufe der Vorwoche
• Sie müssen täglich die Lagerbestände überwachen
• Jedes Mal, wenn ein neuer Auftrag erteilt wird, müssen Sie einen Ordner auf dem Server anlegen und die entsprechenden Dokumente hochladen, die Kollegen informieren und ihnen Aufgaben zuweisen
• Wenn Sie eine Rechnung erhalten, müssen Sie sie buchen, die Daten extrahieren und in das System eingeben
• Wenn ein neuer Mitarbeiter hinzukommt, müssen Sie ein E-Mail-Konto einrichten, auf die Systeme zugreifen und entsprechendes Schulungsmaterial verteilen oder vorbereiten
• Der Kunde verlangt von Ihnen, dass Sie zeitaufwändige Projekt- bzw. Übergabedokumente ausfüllen
• Der Kunde verlangt regelmäßig von Ihnen, dass Sie eine Vielzahl von Daten in sein Geschäftssystem eingeben
• Bei Routineaufgaben, die Sie erledigen, geht es möglicherweise nicht nur darum, Informationen von A nach B und C zu verschieben, sondern sie erfordern ein grundlegendes Verständnis der Informationen und die Bearbeitung/Überprüfung durch Ihre Mitarbeiter

Diese Aufgaben sind klar definiert und wiederholen sich. Ihre Mitarbeiter kennen sie so gut, dass sie sie blindlings erledigen könnten. Aber es kostet ihre Zeit, und die Zeit der Mitarbeiter ist immer wertvoll.

Die Lösung? Automatisieren Sie Geschäftsprozesse mit n8n

Stellen Sie sich einen Mitarbeiter vor, der:

• Nie krank wird
• 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche arbeitet
• Keine Fehler aus Unachtsamkeit macht
• Nur einen Bruchteil der Kosten eines regulären Mitarbeiters kostet
• Hunderte von Aufgaben gleichzeitig erledigen kann
• Er ist flexibel und kann sofort auf andere Tätigkeiten umgestellt werden

Dies ist die Art von "Mitarbeiter", die die n8n-Automatisierungsplattform bieten kann. Es handelt sich um ein Workflow-Automatisierungstool, das die verschiedenen Dienste, Systeme und Anwendungen in Ihrem Unternehmen miteinander verbinden und automatisierte Prozesse zwischen ihnen erstellen kann.

Was ist n8n?

n8n ist eine Open-Source-Plattform zur Workflow-Automatisierung, mit der Sie praktisch jeden Geschäftsprozess verbinden und automatisieren können. Im Gegensatz zu anderen Tools wie Zapier, Keboola, Make oder Integromat bietet n8n:

• Die Möglichkeit der Bereitstellung auf Ihrem eigenen Server (on-premise)
• Volle Kontrolle über die Daten
• Unbegrenzte Anzahl von Automatisierungen
• Hunderte von vorgefertigten Integrationen
• Die Möglichkeit, benutzerdefinierte Knotenpunkte für spezifische Anforderungen zu erstellen
• Integration mit KI-Modellen für die Daten-, Text- und Bildverarbeitung

In der Praxis bedeutet dies, dass n8n die Arbeit von mehreren Vollzeitmitarbeitern zu einem Bruchteil ihres Gehalts ersetzen kann.

Konkreter Einsatz von n8n in Ihrem Unternehmen

1. Automatisierung von Berichten und Analysen

Szenario: Jeden Montagmorgen müssen Sie den Umsatzbericht der vergangenen Woche auf Ihrem Schreibtisch haben.

Die Lösung mit n8n:

• Automatischer Abruf von Daten aus Ihrem CRM-System (Salesforce, HubSpot, etc.)
• Verbindung zu Ihrem Buchhaltungssystem für Finanzdaten
• Verarbeitung und Formatierung von Daten in leicht verständlichen Tabellen und Diagrammen
• Automatische Erstellung von PDF-Berichten
• Versand per E-Mail an die zuständigen Personen oder Speicherung auf der Festplatte des Unternehmens
• Jeden Montag um 7:00 Uhr morgens, kein menschliches Eingreifen erforderlich

Das Ergebnis: Der Bericht ist vor Beginn Ihres Arbeitstages fertig, ohne dass Ihr Analytiker anwesend sein muss.

2. Bearbeitung von Dokumenten und Rechnungen

Szenario: Jeden Tag erhalten Sie Dutzende von Rechnungen von Lieferanten, die verarbeitet, Daten extrahiert und in das System eingegeben werden müssen.

Lösung mit n8n:

• Prüfen Sie automatisch eingehende E-Mails oder Ordner mit gescannten Dokumenten
• Nutzen Sie KI, um Schlüsseldaten aus den Rechnungen zu extrahieren (Rechnungsnummer, Betrag, ID-Nummer, Mehrwertsteuernummer, Fälligkeitsdatum)
• Abgleich mit der Lieferantendatenbank
• Automatische Eingabe in das Buchhaltungssystem
• Bei Unstimmigkeiten Benachrichtigung der zuständigen Person

Ergebnis: Bearbeitung der Rechnungen in Minuten statt Stunden, Minimierung von Fehlern, schnellere Buchführung.

3. Onboarding von neuen Mitarbeitern

Szenario: Beim Eintritt eines neuen Mitarbeiters müssen viele Aufgaben abteilungsübergreifend erledigt werden.

Lösung mit n8n:

• Automatische Erstellung von E-Mail-Adressen
• Einrichten von Konten in den notwendigen Systemen
• Generierung von Zugangsberechtigungen
• Vorbereiten und Versenden von Onboarding-Dokumenten
• Benachrichtigung der zuständigen Abteilungen (IT, HR, Vorgesetzter)
• Planung von Onboarding-Meetings in Kalendern

Ergebnis: Der neue Mitarbeiter hat am ersten Tag des Onboardings alles parat, ohne dass eine manuelle Abstimmung zwischen den Abteilungen erforderlich ist.

4. Überwachung von Websites und sozialen Netzwerken

Szenario: Sie müssen die Erwähnungen Ihres Unternehmens, Ihrer Wettbewerber oder wichtiger Produkte überwachen.

Lösung mit n8n:

• Automatische Überwachung von Nachrichtenseiten, sozialen Netzwerken und Foren
• Filterung relevanter Erwähnungen nach Schlüsselwörtern
• Stimmungsanalyse mit KI
• Versenden von täglichen Zusammenfassungen oder Sofortwarnungen bei negativen Erwähnungen

Das Ergebnis: sofortiger Einblick in die Online-Reputation eines Unternehmens und die Möglichkeit, schnell auf Probleme zu reagieren.

5. Verwaltung des Inventars

Szenario: Sie müssen die Lagerbestände ständig überwachen und neue Artikel rechtzeitig bestellen.

Lösung mit n8n:

• Anbindung an Ihr Lagersystem
• Kontinuierliche Überwachung des Status der einzelnen Artikel
• Automatische Generierung von Bestellungen bei Unterschreitung eines definierten Schwellenwertes
• Versenden von Bestellungen an Lieferanten
• Benachrichtigung über langfristig unverkäufliche Artikel

Ergebnis: Optimierung der Lagerbestände, Beseitigung von Out-of-Stock-Situationen und Minimierung von Überbeständen.

6. Automatische Bearbeitung von Anfragen und Erstellung von Angeboten

Szenario: Sie erhalten Anfragen per Webformular oder E-Mail und müssen schnell reagieren.

Lösung mit n8n:

• Automatischer Eingang von Anfragen und deren Kategorisierung
• Extraktion der wichtigsten Informationen
• Erstellung eines Angebots anhand vordefinierter Vorlagen
• Personalisierung des Angebots anhand der Kundendaten
• Versenden des Angebots an den Kunden
• CRM-Eintrag inklusive Terminierung von Folgeaktivitäten

Ergebnis: schnelle Reaktion auf Anfragen (innerhalb von Minuten statt Stunden oder Tagen), gleichbleibende Qualität der Angebote.

7. Auftragsabwicklung

Szenario: Nach Eingang einer Bestellung muss die gesamte Prozesskette abgesichert werden.

Lösung mit n8n:

• Automatische Verarbeitung der eingehenden Bestellungen
• Prüfung der Warenverfügbarkeit im Lager
• Generierung von Lieferscheinen und Rechnungen
• Eingabe in das System für den Versand
• Information des Kunden über den Fortschritt der Bestellung
• Aktualisierung der Lagerbestände

Ergebnis: reibungslose Auftragsabwicklung mit minimalem manuellen Eingriff.

8. Personalisierte Kommunikation mit Kunden

Szenario: Sie möchten mit Ihren Kunden auf personalisierte Weise kommunizieren, haben aber nicht die Kapazität, jeden Kunden einzeln anzusprechen.

Lösung mit n8n:

• Verfolgung des Kundenverhaltens in Ihrem E-Shop oder CRM
• Segmentieren Sie Kunden auf der Grundlage ihrer Vorlieben und Kaufhistorie
• Automatischer Versand von personalisierten Empfehlungen und Angeboten
• Planung der Kommunikation auf der Grundlage des optimalen Zeitpunkts für einen bestimmten Kunden
• Automatische Antworten auf häufig gestellte Fragen mithilfe von KI

Das Ergebnis: personalisierte Kommunikation mit allen Kunden bei minimalem Zeitaufwand für Ihr Team.

9. Aufzeichnung von Meetings und Erstellung von Protokollen

Szenario: Sie nehmen pro Woche an mehreren Online-Meetings mit Ihrem internen Team oder Kunden teil. Diese Besprechungen führen zu einer großen Anzahl von Folgeaufgaben, die Sie bearbeiten und verteilen müssen.

Lösung mit n8n:

• Meeting-Aufzeichnung in Meet, Teams oder Zoom
• Transkription des Meetings in Textform
• Besprechungsprotokoll erstellen und an alle Teilnehmer weiterleiten
• To-Do-Liste erstellen und an alle Beteiligten weiterleiten

Ergebnis: ein funktionierendes System zur Aufzeichnung von Meetings und deren Transkription in Textform mit Aufgabenzuweisung.

10. Erstellung von Projekt- oder Übergabedokumenten

Szenario: Nach Abschluss eines Projekts muss eine Übergabedokumentation erstellt, zusammengestellt und verteilt werden, was oft ein langwieriger und fehleranfälliger Prozess ist.

Lösung mit n8n:

• Automatisches Sammeln der notwendigen Dokumente aus dem Projektsystem
• Extraktion von Schlüsselinformationen aus verschiedenen Quellen (Projektpläne, Berichte, Prüfprotokolle)
• Generierung von standardisierten Teilen der Dokumentation (Zertifikate, Konformitätserklärungen, Checklisten)
• Vervollständigung der einzelnen Teile zu einem zusammenhängenden Dokument nach einer vordefinierten Vorlage
• Automatische Überprüfung der Vollständigkeit aller erforderlichen Teile und Erkennung fehlender Informationen
• Verteilung der Dokumentation an alle interessierten Parteien
• Archivierung nach vordefinierten Regeln

Ergebnis: eine vollständige und fehlerfreie Projektdokumentation, die in kürzerer Zeit und in einem einheitlichen Format erstellt wird und den manuellen Aufwand und die Fehlerquote erheblich reduziert. Verringerung der Zeit für die Dokumentationserstellung um bis zu 90 % und Beseitigung von Risiken, die mit unvollständiger Dokumentation verbunden sind.

Wie wir n8n bei TRITON IT einsetzen

Bei TRITON IT gehen wir bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen systematisch vor und konzentrieren uns dabei auf die tatsächlichen Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Unsere Methodik umfasst mehrere wichtige Schritte:

1. Prozess-Analyse

Wir beginnen mit einer gründlichen Analyse Ihrer Geschäftsprozesse. Wir arbeiten direkt mit den Personen zusammen, die diese Prozesse tagtäglich ausführen und kennen sie sehr genau. Wir interessieren uns für:

• Wie sehen die einzelnen Prozessschritte aus?
• Wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen
• Welche Systeme und Daten beteiligt sind
• Wo Fehler oder Verzögerungen auftreten
• Welche Teile des Prozesses sind am aufwändigsten

Das Ergebnis ist eine detaillierte Prozesslandkarte, aus der hervorgeht, welche Prozesse das größte Potenzial für eine Automatisierung haben.

2. Entwurf der Lösung

Auf der Grundlage der Analyse erstellen wir einen Vorschlag für eine Automatisierungslösung mit n8n:

• Wir identifizieren die notwendigen Integrationen und Verknüpfungen
• Entwurf der Automatisierungslogik
• Definition von Triggern und Aktionen
• Erstellung eines Implementierungsplans einschließlich eines Zeitplans
• Festlegen, wie der Erfolg gemessen werden soll

3. Implementierung

Im Folgenden wird die tatsächliche Implementierung von n8n in Ihrer Umgebung beschrieben:

• Die Installation von n8n auf Ihrem Server oder die Bereitstellung in der Cloud
• Konfigurieren aller notwendigen Verbindungen zu Ihren Systemen
• Programmierung der Automatisierungsabläufe
• Gründliches Testen in einer isolierten Umgebung

4. Testen und Debuggen

Wir testen jede Automatisierung gründlich:

• Wir verifizieren die korrekte Funktion
• Wir testen Grenzfälle und Ausnahmen
• Wir stimmen Leistung und Geschwindigkeit ab
• Gewährleistung der Prozess- und Datensicherheit

5. Schulung und Übergabe

Nach erfolgreicher Implementierung:

• Wir schulen Ihr Team in der Nutzung und Verwaltung von n8n
• Wir stellen eine detaillierte Dokumentation zur Verfügung
• Wir helfen Ihnen bei der Einrichtung der Überwachungsautomatisierung
• Wir sorgen für einen reibungslosen Übergang von manuellen zu automatisierten Prozessen

6. Unterstützung und Optimierung

Unsere Zusammenarbeit ist damit noch nicht zu Ende:

• Wir bieten laufenden Support und Service
• Wir überwachen die Leistung der Automatisierung
• Wir schlagen weitere Optimierungen vor
• Wir implementieren neue Prozesse nach Ihren Bedürfnissen

Flexibler Ansatz für das Automatisierungsmanagement

Abhängig von Ihren Präferenzen und Fähigkeiten bieten wir zwei Modelle für das Automatisierungsmanagement an:

1. Vollständiges Outsourcing

• Wir kümmern uns um den gesamten Betrieb, die Wartung und die Updates
• Wir lösen alle Probleme
• Wir implementieren Änderungen gemäß Ihren Anforderungen
• Sie konzentrieren sich nur auf Ihr Kerngeschäft

2. Inhouse-Management mit unserer Unterstützung

• Wir übergeben Ihnen die volle Kontrolle über das System
• Wir schulen Ihr IT-Team
• Wir liefern eine ausführliche Dokumentation
• Wir bleiben für Beratungen und komplexere Anpassungen verfügbar

Vorteile der Automatisierung mit n8n in Zahlen

Damit Sie sich ein besseres Bild davon machen können, was n8n Ihnen bringen kann und wie viel Zeit Sie damit sparen können:

Zeitersparnis

• Durchschnittliche Zeitersparnis durch die Implementierung einfacher Automatisierung: 20-30 Stunden pro Woche (Quelle: Forrester Research)
• Bei komplexen Prozessen: bis zu 100 Stunden pro Monat (Quelle: n8n)

Finanzielle Einsparungen

• ROI (Return on Investment) typischerweise in den Monaten 2-4 nach der Implementierung (Quelle: Deloitte)
• 15-30 % weniger Kosten für Verwaltungspersonal (Quelle: Boston Consulting Group)

Qualitative Vorteile

• Verringerung der Fehlerquote um 90 % im Vergleich zur manuellen Verarbeitung (Quelle: IBM)
• Beschleunigung der Prozesse um bis zu 75% (Quelle: PwC Digital Services)
• Steigerung der Kundenzufriedenheit durch schnellere Reaktionszeiten um 35% (Quelle: Customer Experience Impact Report)
• Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit durch den Wegfall von Routineaufgaben um 40 % (Quelle: Gallup Workplace Report)

Automatisierung ist die Zukunft des effizienten Geschäfts

In der heutigen Zeit des raschen Wandels und des zunehmenden Effizienzdrucks ist die Automatisierung ein Schlüsselinstrument für die Wettbewerbsfähigkeit. Das n8n-Tool ist eine erschwingliche und flexible Lösung, mit der Sie:

• Die Kosten von Routineprozessen deutlich zu senken
• Beschleunigte Reaktion auf Markt- und Kundenanforderungen
• Menschliche Fehler zu eliminieren
• Die Kapazität Ihres Teams auf strategische und kreative Aufgaben zu verlagern
• Der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein

Wir von TRITON IT helfen Ihnen, die für Ihr Unternehmen vorteilhaftesten Automatisierungen zu identifizieren und zu implementieren. Wir automatisieren Prozesse nicht einfach, weil es möglich ist, sondern um Ihnen echte und messbare Ergebnisse zu liefern.